İdari belgelerinizi nasıl düzgün bir şekilde saklayabilirsiniz?

Uygun depolama olmadan, idari belgelerinizi bulmak her zaman kolay değildir. Gerçekten de, 2001'den kalma bir satış faturası, başka evraklarla birlikte bir kutuya yığılmışsa nasıl bulunur? Bir belgeyi bulmak için birkaç kutuyu karıştırarak zaman kaybetmekten kaçınmak için, işte bazı saklama ipuçları.

Kağıtlarınızı ne kadar saklamalısınız?

Bu idari belgeleri saklamak önemlidir , ancak son kullanma tarihleri de vardır. Böylelikle belirli bir süre sonra her türlü fatura, beyanname gibi belirli belgelerin saklanmasına gerek kalmaz. Farklı kağıt türlerinin saklanmasının tavsiye edildiği dönemlerin bir özeti:

1 yıl: telefon, internet veya hareketli faturalar veya bir PV'nin ödeme belgesi.
2 yıl: aile ödeneği beyannameleri, doktor ücretleri, sözleşme fesih mektupları, sosyal güvenlik ve karşılıklı güvenlik belgeleri ile kredi belgeleri.
3 yıl: görsel-işitsel lisans bildirimleri ve gelir vergisi beyannameleri.
5 yıl: su ve elektrik faturaları, kira makbuzları ve kira ücretleri, gaz faturaları, vergi ödeme sertifikaları, kira sözleşmesi ve bakım ödemelerinin ödeme belgesi.
10 yıl: banka ekstreleri, ödeme makbuzları, ipotek kredileri, vefat tarihinden sonraki hayat sigortası sözleşmeleri vb.
30 yıl: araba tamir faturaları, inşaat faturaları, hastane faturaları ve sivil IOU'lar.
Ömür: evlilik sözleşmesi, aile kayıt defteri, askeri kayıt defteri, diplomalar, vasiyetnameler, mülkiyet hakları, bağışlar, sağlık kaydı, aşı belgesi, tıbbi kayıtlar, maaş bordroları, evlat edinme belgeleri, iş sözleşmeleri ...

Düzenli bir eve sahip olmanın en iyi yolu, minimum düzeyde tutmaktır . Alınan tüm mektup ve belgeleri saklamak gerekli değildir. Bu nedenle, yararlı olmayan kağıtları hemen atmak gerekir.

Günlük belgelerin saklanması

Düzenlemek için günlük belgeler ile diğer dosyalar arasında ayrım yapmanız gerekir. Mevcut belgeler , sık sık başvurulan ve bu nedenle kolayca erişilebilir bir yerde olması gereken belgelerdir . Nadiren danışılan belgeler kutularda veya bir rafın tepesinde dosyalanabilir. Farklı kağıt türleri için bazı depolama türleri şunlardır:

Farklı renklerde gömlekler

Belgeleri birbirinden ayırmak için renkler kullanılır. Her klasörde, kağıtları sınıflandırmak için cepler de kullanmalısınız: vergiler için bir cep, EDF belgeleri için bir cep, su faturaları için başka bir cep vb.

Körüklü gömlekler

Köşeli klasörler, büyük belgeleri saklamak için uygundur. Böylece bir klasör, tek bir konuyla ilgili farklı belgeleri sınıflandırmayı mümkün kılar (örnek: bir evin inşası ile ilgili tüm belgeler).

Halka bağlayıcılar

Belgeleri, depolarından ayırmadan kolayca danışmak için uygundurlar. Ayrıca kağıtları daha kolay bulabilmek için bölücülerle ayrılabilir. Bölücüler, aramalarda görevi kolaylaştırmak için göstergeler de görüntüleyebilir. Bunlar alfabetik sıraya, tarihe göre vb. Düzenlenebilir.

Çekmeceli mobilya

Depolanacak kağıtlar çok sayıda ise, bir dosya dolabı tercih etmek daha iyidir. İkincisi, çeşitli belgelerin çubuklara asıldığı ve kolayca erişilebildiği çekmecelere sahiptir.

İdari belgeleri akıllıca düzenleyin

Elbette, yeterli depolamanın kullanılması dosyaların sınıflandırılmasını kolaylaştırır, ancak belgelerin türlerine göre nasıl düzenleneceğini bilmek de önemlidir. Araştırmayı kolaylaştırmak için bir sınıflandırma örneği:

Aile dosyası: evlilik cüzdanı, kimlik belgeleri, pasaportlar, doğum belgeleri vb. Aile ile ilgili tüm belgeleri içerir.
Eğitim dosyası: eğitim sertifikası, kreşle ilgili belgeler vb.
Vergi dosyası: gelir vergisi beyannameleri, konut vergileri vb.
Sağlık dosyası: sağlık kayıtları, reçeteler, tıbbi muayeneler (radyo, tarayıcı, ultrason vb.) ...
Fatura dosyası: hizmetler (su, gaz, elektrik, telefon, İnternet vb.), Mal ve yapım faturaları vb.
Sigorta dosyası: araba ve ev sigorta sözleşmeleri, hayat sigortası, talepler, orijinallik belgeleri ...
Profesyonel dosya: iş sözleşmesi, maaş bordroları, başvuru dosyası, özgeçmiş, diplomalar ...
Konut dosyası: kira sözleşmesi, kira dekontu, mal sahibi / kiracı mektupları ...
Banka dosyası: hesap özetleri, sözleşme, transfer emri ...

İdari belgelerin arşivlenmesi

İdeal olarak, bazı belgelerin yılda en az bir kez arşivlenmesi gerekir . Arşivlenen dosyalar, kutularda tarihe veya alfabetik olarak ve konuya göre düzgün bir şekilde düzenlenmiştir. Yine, tema başına bir renk kullanmak en iyisidir. İşte ayrıntılı bir depolama örneği:

Faturalar için pembe gömlek, finans için sarı, sigorta için mavi ...
Sıraya göre sıralama: A'dan Z'ye veya tarihe göre alfabetik sıra (aya, ardından yıla göre). Bu, daha yeni ve eski belgeleri ayırt etmeyi kolaylaştırır.

En önemlisi, örneğin geçen yılın Ocak ayına ait su faturasını kolayca bulmayı mümkün kılan bir akışkan düzenlemesi yapmaktır. Düzenli olmasına rağmen kağıtları bulmak hala zorsa, depolama tekniklerinizi gözden geçirmeniz gerekir.

İdari belgelerinizi toplamak için diğer ipuçları

Tutulacak daha az kağıt olduğu zaman saklamak daha kolaydır. Eski belgeleri ayıklamanın ve bunlardan kurtulmanın yanı sıra , evde daha az posta almak için çevrimiçi faturalandırmayı kullanmak da mümkündür . Ancak, kaybı önlemek için birden fazla ortamda düzenli olarak yedekleme yapmak gerekir . Daha fazla güvenlik için, önemli belgeler için çevrimiçi yedeklemeler yapılmalıdır.

Mektuplar geldiğinde, ofisin bir köşesine aylarca yığılmalarını önlemek için önceden dosyalamak önemlidir. Diğerleri öncelik sırasına göre sıralanabilirken, acil harfler hemen okunmalıdır. Eylem gerektiren önemli evrakları (bir faturanın ödenmesi, celpler…) ve dosyalanması gereken evrakları (banka ekstreleri, otomatik borç faturaları…) saklamak için bir ofis organizatörünün olması tavsiye edilir. Bu numara, örneğin broşürler ve reklamlar gibi atılabilecek eski kağıtlardan hemen kurtulmanızı sağlar.